As pessoas estão com dificuldade de usar o sistema no meu órgão, o que faço?

Você pode consultar ou enviar algumas fontes de informação para uso dos funcionários de seu órgão. Entre eles:

• Manuais e Vídeos
• Este FAQ
• Glossário
• Guia Assistido no próprio sistema.

Caso mesmo assim, esteja com dificuldades, é possível realizar capacitação via ESESP para o seu órgão. Entre em contato com a ESESP ou com o ponto focal do órgão.

Quando tramito um processo para um setor, todos os funcionários daquele setor tem acesso?

Para setores oficiais, somente o responsável / gestor daquele setor tem acesso a documentos ou processos encaminhados a ele. É possível porém que outras pessoas tenham acesso a processos e documentos de um setor caso seja configurado na Administração do Acesso Cidadão. Para grupos automáticos ou informais (Unidades de Trabalho), todos os membros do grupo tem acesso a documentos ou processos encaminhados a ele.

A sigla de um setor não está aparecendo, o que faço?

Você deverá entrar em contato com o ponto focal de seu órgão.

Não localizei uma classificação para meu Documento ou Processo no Plano de Classificação, o que fazer?

Entre em contato com o setor arquivístico local do seu órgão, CADS ou Arquivo Público Estadual. Você também pode pedir auxílio para o Ponto Focal do seu órgão. Lista de CADS.

Ao logar no E-Docs não estão aparecendo os links ou ícones relativos a processos. O que faço?

Isto ocorre quando você não está cadastrado no SIARHES ou, se você é um terceirizado, não foi dada permissão a você para trabalhar com processos. Entre em contato com seu ponto focal.

No meu órgão há terceirizados que trabalham com processos, como faço para que eles tenham acesso ao sistema?

Como os terceirizados não são servidores públicos, e não estão no SIARHES, é necessário que seu órgão dê permissão específica no Acesso Cidadão. Entre em contato com seu ponto focal.

Quando um servidor for exonerado ou se aposentar, ele continuará tendo acesso ao sistema?

Ele terá acesso como cidadão. Ou seja, não verá mais a parte de processos e somente poderá trabalhar com documentos.

Se um servidor entrar de licença, férias ou outro afastamento, ele também perderá acesso ao E-Docs?

Atualmente não. Ele continua tendo acesso ao sistema no setor onde está lotado pelo RH.

O gestor de um setor saiu de férias ou está afastado, o que ocorre quando um processo é tramitado para o setor dele? Como dou continuidade no processo que foi encaminhado a este setor?

Caso somente ele tenha acesso a processos deste setor, os processos ficarão parados neste setor. É possível, porém avocar um processo que você tenha tramitado para este setor para re-encaminhá-lo ao local correto. Caso tenha alguma necessidade específica, entre em contato com seu ponto focal.

Todos os servidores do meu órgão precisam ter cadastro no Acesso Cidadão? E estagiários?

Sim. Todos os servidores públicos, inclusive estagiários precisam ter cadastro no Acesso Cidadão. Terceirizados que atuam com processos em seu órgão também precisam de cadastro, além de uma permissão especial concedida. Neste caso, entre em contato com seu ponto focal.

Vai existir algum tipo de "delegação"? No processo físico, usando o SEP, as secretárias / assessores de dirigentes fazem o despacho, o dirigente confere e então assina. Em seguida alguém encaminha no SEP. No E-Docs o diretor / secretário / subsecretário será obrigado e fazer login para fazer a tramitação?

A princípio os dirigentes precisarão sim fazer login para fazer a tramitação. Porém, os dirigentes podem trabalhar de forma facilitada assim como já fazem hoje em processos físicos. Suas secretárias / assessores podem eles mesmos capturar documentos e indicar o dirigente como assinante no módulo de assinatura múltipla. O dirigente então acessa o sistema somente para assinar o documento. O trabalho posterior de tramitar o processo pode continuar sendo realizado pelas secretárias / assessores.

Como saber quem é o responsável / gestor de um determinado setor?

No próprio sistema E-Docs, você pode verificar esta informação, clicando no ícone de pessoa/dorso ao lado esquerdo do nome do setor. Caso tenha dúvidas adicionais você pode verificar com o ponto focal ou Recursos Humanos do seu órgão.

Quem pode autuar processo no E-Docs? Todos podem autuar processo no E-Docs? 

Qualquer servidor público, inclusive estagiários e funcionários em Designação Temporária podem autuar processos no E-Docs. Cidadãos e terceirizados, por norma, não podem autuar processos, exceto se seja dada permissão explícita na parte de gestão / administração do Acesso Cidadão.

Documentos gerados pelos órgãos devem ser assinados pela autoridade responsável e depois ESCANEADOS (Documento Escaneado) ou podem ser gerados eletronicamente NATO DIGITAIS (Documento Eletrônico)?

As duas formas são válidas, mas recomenda-se, sempre que possível, utilizar documentos nato-digitais, ou seja, que sejam gerados eletronicamente, capturados no E-Docs e também assinados pelo próprio E-Docs. Para documentos escaneados, bom salientar os procedimentos arquivísticos que devem ser realizados. Estes procedimentos estão listados nos Decretos Estaduais n.º 4.410-R/2019 e n.º 4.411-R/2019.

Quem pode autuar processos no E-Docs?

No processo em papel, em geral, somente um setor (protocolo) possuía os insumos necessários (pasta, adesivo, bailarina, etc.) para autuar processos físicos, em papel. Portanto, era comum enviar vários documentos para que um setor somente autuasse um processo e devolvesse ao solicitante.

No processo eletrônico, através do E-Docs, qualquer servidor público pode autuar processos e entranhar documentos nele. Todavia, o cidadão não tem permissão para autuar processos no sistema.

Quem pode capturar documentos no E-Docs?

Qualquer servidor pode capturar documentos no E-DOCS.

Atualmente, o cidadão só poderá capturar documentos desde que o mesmo tenha logado no sistema com certificado digital.

Algumas configurações feitas no SIARHES (responsável / gestor de setor, comissões, comitês, etc.) não aparecem no E-Docs, o que pode estar ocorrendo?

As atualizações de dados do SIARHES são feitas diariamente. Se a alteração foi realizada hoje, favor aguardar até amanhã e verificar novamente. Caso mesmo assim a alteração não tenha sido efetiva, favor consultar o seu ponto focal e/ou o RH do seu órgão.

O meu órgão encaminha documentos e processos para órgãos fora do Governo do Estado (Prefeituras, Governo Federal, Justiça, etc.) ou para cidadão, como devo proceder neste caso?

Você tem algumas opções:

• Você pode encaminhar um documento para um CPF externo através do próprio E-Docs, desde que este CPF tenha cadastro no Acesso Cidadão.
• Quando o sistema tiver um módulo de validação de documentos e assinaturas, você poderá salvar o documento em PDF e encaminhar para o órgão externo por meio eletrônico (ex.: e-mail) ou impresso.
• Você pode imprimir o documento ou um processo na íntegra e enviar em meio físico.

Obs.: Importante que você verifique questões legais neste caso para cada tipo de processo e se o órgão ou pessoa de destino pode receber documentos / processos em meio eletrônico.

Como dou permissão para que todos os funcionários / servidores de um setor vejam processos encaminhados para aquele setor?

Somente gestores ou administradores do Acesso Cidadão podem realizar esta configuração. Entre em contato com seu ponto focal. Caso você seja gestor ou administrador do Acesso Cidadão, basta você dar permissão de despacho e acesso a documentos para o grupo automático "SERVIDORES LOTADOS EM" no setor em que desejar.

Como acompanhar as mudanças ocorridas no sistema?

As mudanças ocorridas no sistema são listadas na página inicial do mesmo, ou o histórico, que pode ser visto no menu ao clicar no canto superior esquerdo e clicar em "Sobre".

Nos grupos automáticos, qual a diferença entre grupos com "E SUBUNIDADES" e grupos sem "E SUBUNIDADES"?

“E SUBUNIDADES” significa todos os servidores / funcionários que estão naquele setor e mais todos os servidores / funcionários abaixo deste setor. Caso não tenha este texto, significa todos os servidores somente daquele setor, sem considerar os setores abaixo do mesmo.

Os estagiários possuem acesso ao sistema?

Sim, todos os estagiários possuem acesso ao sistema e precisam fazer cadastro no Acesso Cidadão.

Como acompanhar as datas de novos treinamentos do E-Docs?

As datas de treinamento são divulgadas a todos os pontos focais e também podem ser acompanhadas diretamente no site da ESESP.

Notei que servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentados 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?

Isto ocorre devido a configurações realizadas pelo RH no SIARHES. Sem entrar nos detalhes técnicos de Recursos Humanos, basicamente o RH do seu órgão ou da SEGER pode indicar que um servidor está lotado em vários setores distintos. Todos os setores em que ele está lotado aparecerão. Isto não ocorre com todos os funcionários e, em alguns casos (ex.: médico, professor, funcionário cedido), essa característica é necessária para o correto funcionamento do sistema.

As Comissões permanentes e especiais são consideradas Unidades de Trabalhos?

Se as comissões já estiverem no SIARHES irão aparecer automaticamente no E-Docs, sem precisar de cadastrar Unidades de trabalho no Acesso Cidadão.

Os processos de diárias, serão autuados por viagem ou será um processo só para cada servidor?

Do ponto de vista de sistema E-Docs, as duas formas irão funcionar. O método/forma de trabalho para cada tipo de processo deve ser decidido pelo seu órgão, salientando a existência de procedimentos normatizados via UECI.

Quais tipos de documentos são suportados atualmente no sistema?

Atualmente o sistema suporta documentos do tipo PDF, áudio e vídeo. O tamanho máximo de cada arquivo capturado é de 80MB.

Qual o limite de caracteres no campo despacho?

Atualmente o campo despacho possui um limite de 1.500 caracteres.

Sou ponto focal ou gestor do Acesso Cidadão do meu órgão, porém não consigo acessar a "parte de gestão (administração) do acesso cidadão" ou ela não aparece para mim.

Entre em contato com a equipe E-Docs pelo e-mail e-docs@prodest.es.gov.br.

Como sei se os servidores do órgão já se cadastraram no Acesso Cidadão?

Atualmente a única forma de ver isto é através da parte de gestão/administração do Acesso Cidadão e somente pessoas autorizadas e/ou pontos focais conseguem acessar. Se você possui este acesso siga os passos a seguir:

• https://sistemas.es.gov.br/prodest/acessocidadao.admin/gruposservidores/grupo/automaticos/
• Pesquisar por “Servidores da organização” (“Servidores da organização PRODEST”, por exemplo);
• Clicar no olho para ver todos os membros;
• Todo mundo que tiver e-mail já tem conta.

Por que classificar os documentos?
• O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades vinculadas aos documentos produzidos ou recebidos, atribuindo-lhes códigos específicos conforme o Plano de Classificação das atividades-meio ou fim, colocando-os efetivamente no contexto orgânico em que eles foram gerados.

A partir da classificação é possível identificar os prazos de guarda e a destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente, estabelecidos na Tabela de Temporalidade, evitando o acúmulo desordenado e desnecessário de informações. Como resultado, será possível recuperar os dados contidos nos documentos, independente do seu suporte (papel ou nato-digital), de maneira rápida e organizada.

Se não existe classificação, o que fazer?
• Em alguns casos não é possível atribuir um código de classificação ou assunto a um documento, nesse caso é necessário entrar em contato com a Coordenação de Gestão Documental (COGED/ARQUIVO PÚBLICO - coged@ape.es.gov.br/ (27) 3636 6140), solicitando esclarecimentos sobre os procedimentos de classificação inexistentes no Plano de Classificação.

Antes de entrarmos na discussão sobre assinatura,é importante esclarecermos o que é um documento eletrônico. Em 24 de agosto de 2001, o Presidente da República editou a Medida Provisória nº 2.200-2, que instituiu a Infra-Estrutra de Chaves Públicas Brasileira, o ICP-Brasil

"O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição, adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei:

Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Art. 2º A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR."

Essa medida provisória foi a primeira iniciativa legal visando à regulamentação jurídica do documento eletrônico no país e, ainda hoje, constitui seu principal fundamento. A Medida Provisória nº 2.200-2 buscou adequar o ordenamento jurídico brasileiro às necessidades do comércio internacional. Conforme mencionado, a Medida Provisória nº 2.200-2 foi a primeira iniciativa governamental concreta tendente a regulamentar o documento eletrônico no país.

A dúvida que paira é se a referida medida provisória continua em vigor, tendo em vista o disposto no § 3º do art. 62 da Constituição da República, na redação dada pela Emenda Constitucional nº 32, de 11 de setembro de 2001:

"Art. 62. Em caso de relevância e urgência, o Presidente da República poderá adotar medidas provisórias, com força de lei, devendo submetê-las de imediato ao Congresso Nacional.

(...)

3º. As medidas provisórias, ressalvado o disposto nos §§ 11 e 12 perderão sua eficácia, desde a edição, se não forem convertidas em lei no prazo de sessenta dias, prorrogável, nos termos do § 7º, uma vez por igual período, devendo o Congresso Nacional disciplinar, por decreto legislativo, as relações jurídicas delas decorrentes."

A resposta é afirmativa. A Medida Provisória nº 2.200-2 está em vigor, não por acaso.

As novas disposições constitucionais, decorrentes da Emenda nº 32, são aplicáveis apenas às medidas provisórias editadas após a sua entrada em vigor, ou seja, após 11 de setembro de 2001.

Ocorre que a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, é anterior à Emenda nº 32. Portanto, não foi atingida por esta.

ASSINATURA DIGITAL

Feitas essas considerações, passa-se, agora, à análise do conteúdo da Medida Provisória nº 2.200-2. Nesse sentido, cabe transcrever o artigo 10 e seu parágrafo primeiro:

"Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil."

Não obstante a precisão técnica, o § 1º do art. 10 é um dispositivo que já nasceu desatualizado. Ele se refere ao Código Civil de 1.916, norma revogada em 10 de janeiro de 2003, quando entrou em vigor o novo Código (Lei nº 10.406 de 10 de janeiro de 2002).

Entretanto, do ponto de vista material, o § 1º não foi prejudicado, pois o art. 219 do novo Código repete, ipsis litteris, o texto do art. 131.

ASSINATURA ELETRÔNICA

Importantíssimas a disposição contida no § 2º do artigo 10:

"Art. 10. (...)

2º. O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."

Neste ponto é onde se abre a possibilidade para que se utilize outro meio de comprovação de autoria e integridade do documentos eletrônicos, o que chamamos de assinatura eletrônica.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Embora correlacionadas e ambas dotadas de valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.

O que é assinatura eletrônica?

Basicamente toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária ou por meio de certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações, velocidade no fechamento de negócios, praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório.

O e-Docs permite usar assinatura eletrônica por meio de “usuário + senha”. 

A assinatura eletrônica é uma versátil substituta da velha assinatura no papel. Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento. Por possuírem valor jurídico, entram em atas de reunião, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura termo de referência, comunicados internos, ofícios, além de inúmeras outras possibilidades.

O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

https://jus.com.br/artigos/7154/a-regulamentacao-legal-do-documento-eletronico-no-brasil/2

E a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir segurança extrema na autenticidade das documentações. Fazendo uma lista gradual de níveis de segurança entre os tipos de assinaturas existentes, seria assim: a digital com grau máximo de autenticação, seguida pelas demais formas de assinatura eletrônica até chegar à assinatura no papel, a mais vulnerável e burocrática de todas.

Essa assinatura utiliza um par de chaves: 

=> a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;

=> a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

As codificações são diferentes em cada assinatura e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já fixada. Como se fosse pouco, tudo isso ainda é chancelado por uma Autoridade Certificadora. Essa entidade é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.

O uso do certificado digital pode ser exigido em alguns documentos bastantes específicos, como na emissão de uma nota fiscal eletrônica. Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. Lembrando que, desde janeiro de 2017, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de 3 funcionários e pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é necessário para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.

O e-Docs oferece suporte a captura de documentos assinados digitalmente com certificados no padrão ICP-Brasil

É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. A assinatura digital diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um subscritor com base em algoritmos e criptografia. Ela tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto a seu remetente) e tempestividade (Autoridade Certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento). Já a assinatura digitalizada é apenas a assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Por mais que a assinatura digital possa ser aplicada em todo tipo de documento, a maioria deles não precisa desse nível de autenticação. Na prática, a assinatura eletrônica já costuma ser mais que suficiente para validar contratos e consolidar documentos.

Com o rápido avanço tecnológico da atualidade, as assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a segurança dos usuários, sejam eles empresas ou pessoas físicas. Cada vez mais complexas, as formas criptográficas asseguram a autenticidade dos documentos. Graças ao crescimento da procura por ambas as ferramentas, a necessidade de se evitar fraudes e de garantir acesso a um recurso confiável fica cada vez maior, seguindo como prioridade. 

A legislação brasileira disciplinou a assinatura eletrônica, de forma mais ampla, englobando todas as suas modalidades — inclusive a assinatura digital. Essa regulamentação se deu por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, conforme os termos de seu artigo 10:

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil.

Os meios eletrônicos de assinatura já são adotados até mesmo nos órgãos públicos. Em alguns deles, como no Judiciário, essa aplicação acontece há mais de 10 anos! Veja o que nos diz o artigo 2º da Lei Federal 11.419, de 2006:

O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

1.  Redução significativa de custos

O uso da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso dessa tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.

Pense bem: sem o uso de papel, dispensa-se também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como de materiais para arquivamento — como pastas e caixas. Isso sem falar na redução de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz.

2. Compromisso com a sustentabilidade

Se, por um lado, a redução de papel representa diminuição de custos, por outro, implica em uma sinalização ao mercado de respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que impactem positivamente a sociedade ou o meio ambiente.

3. Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Assim, você tem a possibilidade de catalogá-los por assunto, a fim de encontrar rapidamente documentos antiquíssimos por meio de ferramentas especiais de busca. Isso é gestão de dados de excelência, detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.

Integrações usadas pelo E-Docs para seu funcionamento

1. Acesso Cidadão

Login único: através do Acesso Cidadão, o Estado oferece um único login para ter acesso aos sistemas da Administração, inclusive o e-Docs. 

Permissões: pelo site “Acesso Cidadão Admin”, os Pontos Focais realizam a gestão de permissões no e-Docs.

Grupos de Trabalho: setores informais nas estruturas dos órgãos podem ser criadas pelos pontos focais como Grupos de Trabalho, para permitir melhor organização do trabalho nos Órgãos

Papéis: Após importação dos dados do SIARHES, são fornecidas todas as relações dos servidores com os setores e comissões. Ex: Se um professor está lotado em 3 escolas, temos um papel para cada escola no Acesso Cidadão.

Gestor: após importação dos dados do SIARHES, são fornecidos os papéis que estão respondendo por cada unidade ou órgão, inclusive buscando o superior imediato, caso exista, para responder por um setor na ausência de um gestor ligado diretamente, além de informar o gestor substituto em caso de férias do titular

2. Organograma 

Toda estrutura organizacional (Empresas e setores) existente no SIARHES é importada pelo Organograma e consumida pelo E-Docs e Acesso Cidadão

3. SIARHES

Dados de papéis, setores, órgãos e gestores são fornecidos ao Acesso Cidadão e consumidos pelo E-Docs.

Serviços do Estado que usam E-Docs

Portal do Servidor

O Portal do Servidor (servidor.es.gov.br) é um portal web no qual o servidor público do estado do Espírito Santo tem acesso a diversos serviços e informações do Governo.

Em julho de 2019, a SEGER regulamentou a prestação de 14 serviços de Recursos Humanos por meio do Portal do Servidor. Podemos citar como exemplo: Averbação de Tempo de Serviço, Férias Prêmio, Gratificação Adicional de Assiduidade, Licenças, entre outros.

Antigamente, para solicitar estes serviços, o servidor precisava preencher e imprimir um formulário e se dirigir à SEGER para protocolar a solicitação.

Agora, o servidor acesso o Portal do Servidor e, ao preencher as informações necessárias, o Portal cria um documento em PDF e realiza sua captura no E-Docs, já devidamente assinado pelo servidor. Este documento então é encaminhado ao setor da SEGER responsável, que utiliza o E-Docs para dar prosseguimento às solicitações.

SIT-Renach

O sistema SIT-RENACH (renach2.es.gov.br) é o Sistema de Habilitação do DETRAN-ES, que mantém todos os condutores do estado do espírito santo, bem como emissões de carteira de motorista, aulas práticas e teóricas, transferências, cadastro de CFC’s e clínicas, entre outros.

Para todo serviço que o DETRAN oferece via CFC’s e Clínicas (Primeira Habilitação, Renovação de CNH, Adição de Categoria, entre outros), é necessário que o cidadão apresente documentos, como identidade, CPF, comprovante de residência, entre outros. 

Antigamente, os CFC’s e Clínicas faziam cópias em papel destes documentos e os enviavam pelo correio ao Detran, a fim de realizar conferência prévia dos dados para posterior liberação da emissão da CNH.

Agora, os CFC’s e Clínicas escaneiam estes documentos e os informam ao sistema SIT, que por sua vez faz a captura destes documentos no E-Docs em nome do cidadão, e os encaminha ao Detran, criando assim um registro documental deste envio (o Registro de Encaminhamento).

Além disso, caso o usuário acesse diretamente o E-Docs, ele terá acesso a estes documentos, podendo encaminhá-los via E-Docs para qualquer outro órgão se necessário.

Para cadastrar e-mail deverá acessar o Acesso Cidadão e clicar em seu nome e depois em “Editar E-mail” conforme tela abaixo.

Em seguida aparecerá a tela abaixo. Para adicionar e-mail deverá clicar no botão “Adicionar outro e-mail”.

Na tela abaixo deverá ser inserido o novo e-mail preenchendo os campos sinalizados.

Após preenchimento dos campos deverá clicar no botão “Salvar”.

Em seguida será apresentada a tela abaixo. Será necessário acessar o e-mail informado para validar o cadastro.

Após validação, acessar novamente a opção “Editar E-mail” e verificar se os e-mails cadastrados estão nos campos corretos. Para fazer o acerto é necessário clicar no botão “Inverter tipos de e-mail” conforme tela abaixo.

Até 2019 o e-Docs fornecia um link externo para unificar diversos arquivos PDFs em um único arquivo.

Todavia, por questões de segurança da informação, a Secretaria de Controle e Transparência - SECONT orientou que sejam utilizados softwares fechados em vez de utilizar links públicos para fazer a unificação de PDFs.

Uma sugestão que atende a solicitação da SECONT é o software livre PDF SAM.
Esse software pode ser baixado e instalado no computador.
Segue o link abaixo:
PDF SaM

Outra sugestão é verificar com o seu setor de informática do órgão por outra solução.