A implantação do sistema e-Docs em um município do Espírito Santo é um processo estruturado e abrangente, que envolve várias etapas essenciais para garantir uma transição suave e eficaz para a nova tecnologia. Abaixo, apresentamos uma visão geral dessa jornada, destacando as principais atividades do processo.

1. Atividades Iniciais

O processo de implantação inicia-se com um conjunto de atividades preparatórias essenciais:

• Reunião de Abertura: Esta reunião tem como objetivo alinhar todos os participantes sobre o escopo, objetivos e cronograma do projeto.
• Assinatura do ACT (Acordo de Cooperação Técnica): Formaliza o compromisso entre as partes envolvidas.
• Designar Pontos Focais (PF): Identificação e designação de servidores municipais responsáveis por orientar e apoiar os outros servidores do município. O Governo do Espírito Santo fornece um modelo padrão que pode ser utilizado (ou adaptado).
• Escolher: Lotação vs. Sistema de RH: Decisão entre utilizar o nosso sistema de Lotação ou implementar uma integração com o sistema de Recursos Humanos do município. Entendemos que essa decisão é uma das mais importantes do projeto.
• Publicar Atos Normativos: Divulgação das normas e diretrizes que regerão o uso do sistema. O Governo do Espírito Santo fornece um modelo padrão que pode ser utilizado (ou adaptado).
• Publicar PCD e TTD: O Plano de Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade de Documentos são essenciais para garantir o funcionamento de qualquer Sistema Arquivístico e o e-Docs não é diferente. Para cumprir essa atividade o Governo disponibiliza um PCD e TTD para a área meio e outro para a área fim. Ambos podem ser adaptados antes da publicação. Todavia, caso alterado, o município precisa fazer as alterações no sistema e-Docs para refletir a realidade publicada.
• Preparar Sala de Treinamento: Organização do espaço físico onde os treinamentos ocorrerão. Para a capacitação é necessário:
  • Espaço com 10 a 20 computadores (depende do tamanho do município) com acesso a internet;
  • Datashow para o instrutor.
• Reunião de Alinhamento: Encontro para garantir que todos os aspectos do projeto estejam devidamente coordenados e alinhados.

2. Capacitações

A fase de capacitação é crucial para assegurar que todos os usuários do sistema estejam aptos a utilizá-lo eficientemente:

• E-Docs no Treinamento: Introdução do sistema e-Docs como parte do currículo de treinamento.
• Tutorial EAD (Educação a Distância): Disponibilização de materiais educativos online.
• Cadastrar PF em Lotação ES: Registro dos Pontos Focais no sistema de lotação do Espírito Santo para garantir o uso dos servidores ao ambiente de treinamento.
• Reunião para PF: Encontro online para orientar os Pontos Focais antes da capacitação presencial no município.
• Capacitação para PF no Município: Treinamento dos Pontos Focais no contexto municipal.
• Lotação ES Cadastrar Servidores: Inclusão dos servidores municipais no sistema de lotação.
• Tutorial EAD para Servidores: Disponibilização de materiais de treinamento online para todos os servidores.
• Capacitação no Município pelos PFs: Formação prática e presencial no município, conduzida pelos Pontos Focais.

3. Lançamento do Produto

Finalmente, a fase de lançamento do produto consiste em:

• Publicar e-Docs em Produção: Disponibilização do sistema para uso real e operacional.
• Definir Patrocinadores: Identificação de apoiadores e patrocinadores do projeto.
• Reunião de Lançamento: Evento para marcar oficialmente o início do uso do sistema.
• Monitoramento: Acompanhamento contínuo para garantir o funcionamento adequado e resolver quaisquer problemas que possam surgir.

A jornada de implantação do e-Docs é cuidadosamente planejada para assegurar que todos os aspectos do processo sejam abordados de maneira eficiente, promovendo uma transição tranquila e beneficiando significativamente a administração pública do município.